¡Hola! Si estás leyendo esto, probablemente estés sumergida en el fascinante (y a veces alocado) mundo de la organización de tu boda. Y, seamos sinceras, aunque nos encanta soñar con el día perfecto, llevarlo a cabo puede convertirse en un verdadero rompecabezas. Pero, ¡tranquila! Aquí es donde entra en escena una figura casi mágica: la wedding planner.

¿Qué hacen exactamente? ¿Se limitan a elegir manteles y centros de mesa? ¡Para nada! Su trabajo va mucho más allá, convirtiéndose en tu aliada, consejera y, en ocasiones, hasta psicóloga (porque sí, sabemos que los preparativos pueden ser emocionalmente intensos) como en el caso de Mireia Baró, wedding planner Madrid.

Consultoría y planificación de la boda

Te voy a explicar qué hacen las wedding planner en el terreno de la consultoría y planificación de tu boda. Hará todo lo posible para entender perfectamente tu visión, tomará todas esas ideas que has estado soñando (y acumulando en tableros de Pinterest) y las convertirá en un plan concreto y realizable. Desde el minuto uno, tu wedding planner se convierte en tu guía personal, trazando el mapa que te llevará desde el «sí, quiero» de la pedida de mano hasta el «vivieron felices para siempre«.

Te ayudará a definir un presupuesto ajustado a tus necesidades, seleccionará las fechas clave, y te asesorará en cada decisión, desde la elección del lugar hasta la gestión de la lista de invitados. Pero no solo eso, te mantendrá en el camino correcto, asegurándose de que cada detalle refleje tu esencia y la de tu pareja, convirtiendo el proceso de planificación en una experiencia tan emocionante como el día de la boda en sí.

wedding planner

Mireia Baró, wedding planner en Madrid, Barcelona y Mallorca

Gestión de proveedores y logística

Te voy a contar cómo manejan este complejo entramado las wedding planners. Desde el catering o restaurante que deleitará a tus invitados hasta el DJ que llenará la pista de baile, pasando por el maestro de ceremonias de tu boda, la elección de los proveedores adecuados es crucial para el éxito de tu boda.

Tu wedding planner no solo te presentará a los mejores profesionales del sector, aquellos que se alinean perfectamente con tu visión y presupuesto, sino que también se encargará de toda la comunicación, negociación y coordinación con ellos. Imagina no tener que preocuparte por los contratos, los pagos y los timings. En lugar de eso, puedes centrarte en las emociones y experiencias de tu boda, sabiendo que cada detalle logístico está siendo manejado con precisión y atención. Esto significa que el día de tu boda, todo lo que tienes que hacer es disfrutar, celebrar y crear recuerdos inolvidables, mientras tu wedding planner se asegura de que cada pieza del puzzle esté en su lugar.

Gestión de invitaciones y RSVPs

La gestión de invitaciones y RSVPs es una tarea más que tu wedding planner maneja con destreza, facilitándote enormemente la organización de tu boda. Este servicio incluye desde el diseño y envío de las invitaciones hasta el seguimiento de las confirmaciones de asistencia, asegurando que tengas una cuenta precisa de tus invitados.

Puede recomendarte los mejores proveedores para crear invitaciones de boda digitales o físicas, que capturen la esencia de tu evento, reflejando tu estilo personal y el tema de tu boda. Además, se ocupará de distribuir estas invitaciones y de hacer un seguimiento detallado de quién asistirá. Gestionanrá las respuestas de los invitados para que puedas ajustar los planes de asientos, la cantidad de comida y bebida, y otros detalles logísticos con precisión.

Este meticuloso seguimiento no solo te ahorra tiempo y estrés sino que también te permite tener una comunicación clara y efectiva con tus invitados. Se asegurará de que todos los que quieras que estén presentes en tu gran día tengan toda la información necesaria y se sientan bienvenidos desde el momento en que reciben su invitación.

Diseño y decoración de la boda

En el área de diseño y decoración, tu wedding planner despliega su varita mágica para transformar espacios y crear ambientes que reflejen tu historia y personalidad. Aquí es donde la visión de tu boda cobra vida, desde el esquema de colores hasta los detalles más minuciosos que harán que tu día sea único.

Se encargará de trabajar codo con codo contigo para seleccionar la decoración que hable directamente al corazón de lo que deseas transmitir. Ya sea un ambiente romántico lleno de velas y flores delicadas, una fiesta vibrante con colores audaces y elementos modernos, o cualquier concepto que tengas en mente, tu wedding planner tiene la habilidad de hacerlo realidad.

Además, supervisará personalmente la disposición de cada elemento decorativo, asegurándose de que todo esté perfectamente orquestado para el gran día. Este enfoque detallista garantiza que, al entrar a tu celebración, tanto tú como tus invitados quedaréis envueltos en la magia de un entorno que habla el lenguaje de tu amor.

Alojamiento y transporte de invitados

La organización del alojamiento y transporte de invitados es otra área en la que tu wedding planner te proporcionará un apoyo invaluable. Especialmente si estás planeando una boda con invitados que vienen de fuera de la ciudad o si deseas celebrar tu evento en un lugar remoto o exclusivo. Este aspecto de la planificación es crucial para asegurar que todos tus invitados lleguen cómoda y puntualmente a tu boda, y que tengan un lugar agradable donde alojarse.

La organizadora de bodas te ayudará a negociar tarifas de grupo en hoteles cercanos, gestionará los bloques de habitaciones y coordinará los transportes necesarios para mover a tus invitados entre diferentes ubicaciones, como del hotel a la ceremonia y de ahí al lugar de la recepción. Esto no solo garantiza la comodidad de tus invitados sino que también elimina cualquier preocupación logística que puedas tener sobre cómo se desplazarán el día de la boda.

El día de tu boda, la coordinación del día del evento

El día D ha llegado, el día más importante de tu vida y aquí es cuando la wedding planner despliega todo su conocimiento. La coordinación del día de tu boda es donde tu wedding planner realmente brilla, asegurándose de que cada momento fluya sin contratiempos. En este día, todos los planes meticulosamente trazados se ponen en marcha, y tener a alguien que supervise cada detalle es fundamental para que tú puedas disfrutar sin preocupaciones.

Tu organizadora de eventos estará allí desde primera hora, supervisando la llegada y montaje de los proveedores, la decoración y asegurándose de que cada espacio esté listo y resplandeciente para tu gran entrada. Actuará como el punto central de comunicación para todos los involucrados en el evento, desde el personal del catering o restaurante hasta el fotógrafo o el maquillaje, garantizando que todos estén sincronizados y conozcan el cronograma al detalle.

Además, se encargará de gestionar el timing del evento, desde la ceremonia hasta el último baile. Se aseguran que cada transición sea suave y que todos los momentos clave, como el corte de la tarta o el primer baile, ocurran según lo planeado. Esto te permite a ti, tu pareja y vuestros invitados sumergiros completamente en la celebración, sabiendo que cada aspecto está siendo cuidado con profesionalismo y atención al detalle.

Otras tareas que realiza una wedding planner

Asesoría legal y administrativa

Este servicio abarca desde la gestión de contratos con proveedores hasta asegurarse de que todos los aspectos legales y burocráticos de tu boda estén cubiertos. Revisará y negociará los contratos con los proveedores, asegurándose de que tus intereses estén protegidos y que comprendas completamente todos los términos y condiciones antes de firmar

Tu wedding planner te asesorará sobre los requisitos legales necesarios para que tu matrimonio sea oficial, ya sea que necesites realizar trámites para una boda civil, religiosa o simbólica. Esto incluye informarte sobre los documentos necesarios, los plazos y cualquier otro requisito específico de la localidad o país donde te cases.

Asesoría en protocolo y etiqueta

Se encargará de orientarte sobre cómo manejar situaciones delicadas, como la disposición de los asientos en la ceremonia y el banquete, asegurándose de que se respeten las jerarquías familiares y las relaciones personales sin causar tensiones. También te aconsejará sobre el protocolo adecuado para las invitaciones, los discursos, los brindis y cualquier otro elemento que requiera una atención especial a las buenas maneras y la etiqueta.

Planificación de eventos adicionales a la boda

La planificación de eventos adicionales alrededor de tu boda es otra área donde tu wedding planner puede brillar. Estos eventos pueden incluir la pedida de mano, la cena de ensayo, el brunch post-boda del día siguiente, despedidas de soltero/a, y cualquier otra reunión que desees celebrar para aprovechar al máximo este momento único en la vida.

Organización de la luna de miel

La planificación de la luna de miel exótica es el broche de oro que tu wedding planner puede ofrecerte, asegurándose de que tu primera aventura como casados sea tan mágica y libre de estrés como tu gran día. Este servicio va más allá de la boda misma, adentrándose en el terreno de los sueños y deseos personales para tu viaje perfecto.